Réduire les erreurs de traçabilité matière dans une PME industrielle

1. Relier les identifiants, pas seulement les fichiers

Choisissez avec la qualité les identifiants nécessaires à votre activité : fournisseur, commande, référence de pièce, nuance, numéro de coulée ou de lot, numéro et révision du certificat. Certains documents utilisent des libellés différents : le rapprochement doit être explicite, jamais déduit silencieusement.

Commencez avec un tableau simple : une ligne pour un enregistrement contrôlé, un identifiant stable et un lien vers le document source. Si un certificat couvre plusieurs lots ou produits, définissez la manière de les distinguer avant de lancer l’extraction.

2. Garder la valeur et son contexte

Conservez la valeur telle qu’elle figure sur le document, son unité et son emplacement. Une résistance mécanique sans unité ou une composition chimique sans bonne colonne peut entraîner une mauvaise interprétation. Si une transformation est nécessaire, gardez aussi la valeur d’origine.

Les exigences viennent de vos documents applicables : commande, spécification et référentiel autorisé. Une valeur trouvée sur un ancien dossier ne devient pas automatiquement la limite à utiliser sur le suivant.

3. Rendre les doutes visibles

Un champ absent, un scan illisible et une valeur hors limite sont trois situations différentes. Prévoyez un statut pour chacune et une action attendue : relire le PDF, demander une meilleure copie ou transmettre le point à la personne habilitée.

Une donnée incertaine ne doit pas être complétée par supposition. Dans un pilote, suivez les champs correctement extraits, les erreurs, les cas non lus et le temps de correction. Une moyenne globale peut masquer une erreur sur un identifiant critique.

4. Tester le chemin dans les deux sens

À partir d’une ligne du tableau, retrouvez le lot, le certificat et la page. Puis partez du certificat pour retrouver l’enregistrement et la décision. Faites ce test avec un document corrigé, un doublon et un fichier de mauvaise qualité.

Ce premier exercice donne un périmètre concret pour un pilote : quelques champs utiles, des règles connues et des critères de réussite définis avant le test.

Tester sur votre propre flux documentaire

Le pilote harmoniq ai porte sur une tâche, 10 à 20 documents anonymisés et des critères de réussite convenus. Vous recevez les résultats et les limites avant de décider d’une intégration.